10 consejos de gestión para ser más productivo (explicado para principiantes)

10 consejos de gestión para ser más productivo

La productividad es la medida de la eficiencia y la eficacia del tiempo de uno en el trabajo, la escuela y la vida. Los profesionales que trabajan y producen más de lo que consumen se consideran productivos en su lugar de trabajo, mientras que un estudiante que puede aprender rápidamente y producir un trabajo de alta calidad se considera productivo en su plan de estudios escolar.

Las técnicas de gestión que puede utilizar para ser más productivo incluyen hacer una lista de tareas pendientes, establecer metas más pequeñas, delegar tareas, reducir las distracciones, trabajar durante las horas pico y evitar la multitarea.

No sorprende que las personas más exitosas en la vida sean altamente productivas, y una habilidad particular que han desarrollado es la gestión del tiempo.

La mayoría de los consejos de administración para ser productivo se derivan de aprender a administrar el tiempo. Si puedes aprender a administrar bien el tiempo, serás productivo.

Sin embargo, no cuestionamos que aprender a administrar su tiempo y organizar el trabajo o la escuela puede ser un desafío y, a menudo, requiere mucho tiempo, especialmente si no es un organizador nato.

Esta publicación de blog analiza diez consejos de administración para ayudarlo a ser más productivo en el trabajo o la escuela.

¡Empecemos!

1. Haz una lista de tareas

Una lista de tareas pendientes es una lista de comandos divididos en partes más pequeñas y manejables para ayudarlo a mantenerse enfocado en la tarea en cuestión.

Las listas de tareas se utilizan como una técnica organizativa para la productividad personal, la gestión del tiempo y la gestión de tareas. Cada tarea se realiza en orden de prioridad.

Son fáciles de hacer y solo requieren que se tome un momento para revisar todo lo que planea lograr para el día. Siga los pasos a continuación para crear una lista rápida de tareas pendientes que lo ayudará a ser más productivo hoy.

  • Anota todo lo que planeas hacer ese día.
  • Divide las tareas grandes en pasos más pequeños
  • Priorizar tareas
  • Tome nota de quién realizará la tarea y cuándo se debe realizar la tarea
  • Establecer plazos para las tareas

Siguiendo los pasos anteriores, los estudiantes o profesionales pueden crear fácilmente una lista de tareas para ayudarlos a mantenerse productivos, eficientes y efectivos a diario.

Escribirlo le ayuda a recordar lo que debe hacerse, cuándo debe hacerse y por quién. Si te gusta la tecnología, hay muchas aplicaciones disponibles para crear listas en tu teléfono o tableta que se sincronizan con tu computadora u otros dispositivos.

Aquí encontrarás uno lista de aplicaciones que pueden ayudar a aumentar la productividad personalincluyendo aplicaciones como cambiar de marcha ayudarle a hacer una lista de tareas pendientes.

2. Establece metas más pequeñas

Es fácil sentirse abrumado cuando tiene una gran tarea con una fecha límite. Dividir tales tareas en objetivos más pequeños es una excelente manera de motivar y aumentar la productividad.

Cuando establece estos objetivos, puede medir fácilmente su progreso y ver qué tan cerca está de lograr su objetivo más grande.

Por ejemplo, tiene la tarea de leer, resumir y presentar el resumen de mil páginas de material en 30 días.

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Cuando piensas en el volumen del material, puedes sentirte desmotivado. Pero si lo divide en unas pocas páginas al día, digamos 40 páginas al día, parece funcionar mejor.

Sin embargo, aún puede sentir que 40 páginas al día es mucho. Pero si lo divide en cinco páginas leídas por sesión y tiene ocho sesiones de lectura en diferentes momentos del día, terminará con el material en 25 días. Y le quedan cinco días para discusiones y revisiones con su equipo antes de la fecha de presentación del resumen.

Puede ver cómo dividir los objetivos grandes en objetivos más pequeños puede ayudarlo a ser más productivo y lograr más.

En Nuestro ofrecemos un curso de lectura rapida que te enseñará a navegar por grandes cantidades de material y comprenderlas fácilmente.

También puedes hacer una prueba rápida. vea qué tan rápido lee usando nuestra herramienta de lectura rápida.

3. Establece rutinas

Una rutina es una estrategia organizacional que puede ayudarlo a ser más productivo una vez establecida de manera efectiva. Es un conjunto de hábitos y prácticas que estableces para ayudarte a hacer las cosas de manera eficiente.

Una rutina puede ser cualquier cosa, desde cepillarse los dientes todas las mañanas hasta salir a correr antes del trabajo todos los días a una hora determinada. es crucial para establecer rutinas porque te dan un sentido de organización, equilibrio y control en tu vida.

Las rutinas le permiten concentrarse en lo que es importante en un momento dado y le dan la libertad de saber que usted o su equipo realizarán otras tareas en su horario.

Entonces, ¿qué pasos puedes seguir para establecer una rutina?

  • El primer paso para establecer una rutina es averiguar qué haces durante el día y cuánto tiempo te lleva acepta. (esto también se puede extender a semanas y meses)
  • El segundo paso es planificar tu día para que sepas qué hacer y cuándo.
  • El tercer paso es determinar una duración para cada tarea para que pueda asignar suficiente tiempo para ello.
  • El cuarto paso es trazar un mapa de los pasos para completar cada tarea para saber dónde se encuentra para lograrla.
  • El quinto y último paso es seguir la rutina todos los días.

4. Delegar tareas

La delegación de tareas ha sido durante mucho tiempo una técnica de gestión utilizada en el lugar de trabajo. Es una forma eficaz de maximizar la productividad y reducir el estrés.

El técnica de delegación Se puede aplicar tanto a proyectos individuales como de equipo.

Delegar tareas le permite concentrarse en las tareas más críticas, mientras que los miembros de su equipo son responsables de completar las otras tareas asignadas a ellos que coincidan con sus habilidades.

La delegación también se practica en las escuelas. Estudiantes trabajando en un proyecto pueden delegar tareas entre ellos y obtener resultados más rápido que si hubieran trabajado individualmente.

Aplicar esta técnica es fácil. Solo necesita crear instrucciones claras y precisas para sus equipos y proporcionarles todos los recursos o herramientas necesarios para completar con éxito su tarea.

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5. Toma descansos regulares

Sí, querer tomar descansos puede ser un desafío, especialmente cuando estás en medio de un proyecto. Sin embargo, trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana sin tomarse un tiempo para descansar no significa necesariamente que haga más.

De hecho, según un estudio realizado por investigadores de la Universidad de Illinoislos que toman descansos regulares tienden a completar las tareas más rápido y mejor que los que no lo hacen.

Las personas que toman descansos regulares tienen mayor concentración y mejor humor para trabajar, mientras que las que no se queman.

Algunas formas fáciles de incorporar descansos en su horario para ayudarlo a relajarse y aumentar su productividad incluyen salir a caminar, tomar una taza de café o trotar por el edificio.

Estos breves descansos refrescarán su mente y le permitirán volver al trabajo con una nueva perspectiva de las cosas.

El curso de Nuestro continúa Productividad personal analiza en detalle cómo tomar descansos regulares puede ayudarlo a ser más productivo.

6. Reduce las distracciones

Reducir las distracciones significa concentrarse más en sus objetivos. Si puede reducir las distracciones, será más productivo.

Un enfoque de gestión que ha demostrado ayudar a reducir las distracciones es la Técnica Pomodoro.

La Técnica Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo que te ayuda a trabajar en tu tarea sin distracciones dividiendo el tiempo en 25 minutos de trabajo seguidos de un descanso de 5 minutos.

La idea detrás de la técnica es concentrarse en una tarea a la vez para evitar distracciones.

Otro paso crítico para reducir las distracciones y volverse más productivo es desactivar las notificaciones en su teléfono, redes sociales y otras aplicaciones cuando tenga una tarea entre manos para que pueda concentrarse.

7. Deja de hacer múltiples tareas

Contrariamente a la creencia popular, la multitarea no te hace más productivo. La multitarea puede hacer que pierda el enfoque, lo que puede conducir a errores.

La capacidad de realizar múltiples tareas puede sonar como una gran habilidad, y si se toma el tiempo para leer detenidamente las descripciones de los puestos de trabajo, es posible que vea la capacidad de realizar múltiples tareas como un requisito laboral.

Sin embargo, la ciencia ha demostrado que la multitarea no es la mejor técnica para emplear si desea volverse productivo y productivo. cuesta hasta el 40% del tiempo productivo de alguien.

Las personas necesitan saber cuándo dejar de realizar múltiples tareas y concentrarse en una sola tarea. Esto les permite sacar el máximo partido de sí mismos. productividad y evitar cualquier error que pueda ocurrir debido a distracciones.

8. Identifica tus horas pico

Las horas pico son el momento en que una persona es más productiva. Es el momento en que una persona puede concentrarse mejor y trabajar de manera más eficiente.

Las horas pico de algunas personas son por la mañana, mientras que otras trabajan mejor por la noche. Para ser más productivo, debe comprender su patrón de trabajo y cómo funciona mejor.

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La mayoría de las personas no se han tomado el tiempo de identificar sus horas pico definidas, por lo que les resulta difícil completar las tareas más rápido.

Cuando puede identificar sus horas pico, es mejor programar tareas importantes y urgentes durante esas horas. Hacer tales tareas fuera de sus horas pico las hace más desafiantes, lo que afecta su productividad.

9. Haz lo más desafiante primero

Es tentador querer obtener victorias desde el comienzo de cada día haciendo primero las tareas fáciles, y sí, tiene su lugar.

Sin embargo, se dice que lo primero que haces por la mañana determina qué tan productivo será tu día. Lo mismo ocurre con lo último que haces antes de acostarte.

La tarea más desafiante debe realizarse primero cuando es probable que esté en sus horas pico.

Esta técnica se basa en un principio de gestión del tiempo llamado “La matriz de decisión de Eisenhowero “La Matriz Urgente-Importante”.

Este principio sugiere que abordemos nuestras tareas más desafiantes temprano en el día cuando tenemos más energía y menos distracciones.

La idea detrás de este sistema es que si haces lo más desafiante primero, tendrás más energía para completar otras tareas. Es un técnica de gestión del tiempo que los gerentes han estado usando durante años.

10. Ser responsable ante otra persona

A menudo pensamos en la responsabilidad como resultado de algo malo que sucede, pero puede ser una herramienta poderosa para el éxito. Responsabilidad simplemente significa ser responsable ante otra persona por la realización de las tareas y objetivos que nos hemos fijado.

Ser responsable también le permite a usted y a su equipo responsabilizarse por lo que dijo que haría, lo que puede conducir a una mayor confianza en sí mismo.

Pensamientos finales

La búsqueda de la superación personal, académica y profesional es un viaje interminable, pero el proceso por el que pasamos para lograr algo lo hace interesante.

Los consejos de gestión anteriores para ser más productivo son perennes y pueden ayudarlo a lograr la excelencia académica o el éxito en su carrera. No importa si viaja al trabajo, trabaja desde casa o va a la escuela desde casa. Estos consejos, una vez implementados, lo ayudarán a hacer más y más rápido.

Algunos de los consejos de administración que hemos discutido incluyen hacer una lista de tareas pendientes, establecer una rutina, tomar descansos regulares, delegar tareas, reducir las distracciones y más.

Sin embargo, probarlos todos a la vez puede abrumarlo y afectar negativamente su viaje de productividad.

Para asegurarse de mantenerse motivado y ser productivo, le recomendamos que elija uno o dos consejos para implementar. Una vez que haya dominado ese sistema, puede pasar a dominar otras técnicas de la lista.

Recomendamos comenzar con dos técnicas: hacer una lista de tareas pendientes y registrar sus horas pico.

Siéntete libre de revisar algunos herramientas de productividad hemos enumerado para ayudarle con este proceso.

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