La productividad es la medida de cuánto trabajo puede completar un individuo en un período de tiempo determinado.
Si usted es un estudiante universitario que intenta avanzar en su carrera académica, un hombre de negocios que busca mantenerse por delante de la competencia o un padre que se queda en casa tratando de hacer malabares con el trabajo y las responsabilidades familiares, la productividad es clave para el éxito.
Pero, ¿cómo mejoramos o medimos nuestra productividad?
La productividad se puede mejorar dominando algunos trucos de productividad bien conocidos, como organizar el tiempo, establecer objetivos y desarrollar un flujo de trabajo. La forma más común de medir nuestra productividad es por la cantidad de trabajo que podemos hacer en un período de tiempo determinado.
Sí, como individuos, todos tenemos desafíos que enfrentamos a diario mientras trabajamos hacia nuestro propósito en la vida y el negocio. Y sí, es muy fácil distraerse de nuestros objetivos en esta era de notificaciones emergentes.
Entonces, como estudiante o profesional que trabaja, ¿cómo supera estos desafíos y distracciones para aprovechar al máximo su día?
Hoy discutimos los mejores trucos de productividad de todos los tiempos que puede aplicar ahora mismo y multiplicar por 10 su rendimiento diario.
Empecemos…
Planifica tu día con anticipación
Una de las prácticas de las personas altamente productivas es que planifican su día con anticipación. Planear tu día y escribirlo te dará un sentido de propósito y te ayudará a saber qué hacer a continuación. Esto elimina todas las conjeturas del proceso y lo ayuda a lograr más a tiempo.
Un dicho dice: “si no planeas, planeas fallar”. Si desea tener éxito, debe planificar su día para saber qué hacer en un momento determinado y durante cuánto tiempo.
No puedes simplemente volarlo y esperar lo mejor; necesitas tener un plan y ceñirte a él.
Ahora, déjame hacerte una pregunta rápida, ¿cuál es tu horario para hoy?
Si no puede nombrar fácilmente al menos una cosa que haya planeado para el día, entonces es simple; no puedes sacarle el máximo partido.
Puede lograr mucho si se toma de 15 a 30 minutos la noche anterior para planificar su día. También puedes hacer esto por la mañana si eres madrugador.
A continuación se presentan algunas tácticas que puede adoptar en este momento para ayudarlo a aprovechar al máximo su día.
- Obtener una planificador para anotar todo lo que quieres lograr al día siguiente;
- Divide tus planes en partes de 30 a 60 minutos; esta podría ser la hora exacta en que desea salir de la casa y estar presente en el trabajo o la escuela.
A menudo, prestar atención a los pequeños detalles, como planear salir de casa un poco antes para llegar al trabajo antes, puede marcar la diferencia que necesita para ser productivo cada nuevo día.
Prioriza tu horario
No basta con planificar el día.
Asqueroso maximiza tu tiempo y aproveche al máximo su día, priorice su horario según la importancia y la urgencia.
Una excelente herramienta de gestión del tiempo que puede utilizar para esto es el Matriz de Eisenhowertambién llamada Major/Urgent Matrix, nombrada así por el 34º presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower.
¿Cómo aplicas esta herramienta de gestión del tiempo?
Después de enumerar sus actividades planificadas para el día, puede darse cuenta de que no todas las tareas tienen el mismo peso; algunos son más importantes mientras que otros pueden ser más urgentes.
Entonces, ¿cómo sabes qué tarea hacer primero?
Para priorizar su día de manera efectiva, siga el sistema de matriz de Eisenhower y clasifique sus tareas como se indica a continuación:
- Importante y urgente
- Importante y no urgente
- No importante y urgente
- No importante y no urgente
La tarea importante y urgente debe realizarse hoy o, a más tardar, mañana.
La tarea que es importante pero no urgente debe incluirse en su lista de tareas pendientes.
La tarea que no es importante y urgente es una tarea que es menos importante para usted, pero que debe realizarse lo antes posible. Tales tareas deben ser delegadas para que no te persigan.
La tarea que no es importante ni urgente se puede deshacer hasta que caiga en una de las categorías principales.
Tenemos una Curso de Productividad Personal quién puede enseñarle las estrategias que los mejores empleados utilizan todos los días para aumentar su productividad.
Haz que los desplazamientos sean productivos
Según un informe de Correo de Nueva York, el viaje diario promedio en los Estados Unidos es de 35 minutos. Conducir su automóvil al trabajo les lleva a los estadounidenses unas 152 horas al año, o 19 días laborales completos.
Si no está trabajando de forma remota y tiene que viajar al trabajo todos los días, puede aprovechar esta actividad que consume mucho tiempo para revisar su correo electrónico, leer un libro, meditar, tomar una siesta, hacer una lista de tareas a corto y largo plazo, escuchar un podcast, relájate con tus canciones favoritas, reflexiona sobre ti mismo, recibe actualizaciones de noticias, aprende algo nuevo en línea, completa el trabajo pendiente o toma ventaja en tu tarea diaria, etc.
También puede usar este tiempo para mejora tu memoria aquí en Iris.
Aplicar este truco te ayudará a ser más productivo y sacar más provecho de cada día.
Cree un espacio de trabajo limpio y dedicado
Sabías trabajar en un entorno de oficina limpio ayuda a aumentar la productividad?
En el lugar de trabajo, es importante tener un espacio de trabajo limpio para no distraerse y perder un tiempo valioso buscando información y herramientas de trabajo que necesita para realizar un trabajo específico.
Cuando tu espacio de trabajo está ordenado, eres más feliz y puedes concentrarte mejor en tu trabajo.
Un estudio informado por CleanLink muestra que “El 94% de los empleados cree que un ambiente de trabajo higiénico, saludable y sin riesgos influye en su felicidad (57% muy de acuerdo).”
Y cuanto más feliz eres, más productivo te vuelves.
Además, trabajar en condiciones sucias propaga microorganismos peligrosos, lo que puede resultar en un aumento de los días de enfermedad de los empleados, lo que les cuesta a los trabajadores su salud y dinero a las organizaciones ($2.5 millones anuales).
Para los que trabajan o estudian en casa, es posible que deba refrescarse y crear un espacio de trabajo dedicado donde hará su trabajo. No se limite a trabajar en cualquier parte de la casa, puede afectar psicológicamente su productividad.
Finalmente, cuando termine el día, ordene su espacio de trabajo para que pueda volver al trabajo listo y ordenado al día siguiente.
Prohibir las distracciones
Vivimos en la época de mayor distracción de todas las épocas. Las distracciones provienen de varios lugares, como recibir mensajes de texto, mensajeros en línea, notificaciones emergentes de un sitio web al que nos suscribimos y chismes en el trabajo.
Es un pequeño milagro que aún podamos lograr mucho. Sin embargo, debido a estas distracciones, vivimos muy por debajo de nuestro potencial a diario.
Si lo desea aumente su productividadlo primero que debe hacer es mantener su teléfono fuera de su área de trabajo durante las horas de trabajo.
Puede apagar su teléfono o usar una aplicación de bloqueo lateral hasta que termine su trabajo; esto le ayudará a mantenerse enfocado y productivo.
Divide las tareas usando la técnica Pomodoro
El Técnica Pomodoro consiste en trabajar en tandas de 25 minutos, seguidas de un descanso de 5 minutos.
A veces es útil dividir las tareas en partes más pequeñas y manejables.
Esta técnica de dividir las tareas en sesiones se llama Técnica Pomodoro, que fue inventada y popularizada por Francesco Cirillo.
En lugar de aburrirse con su trabajo debido a las largas horas, tomar estos descansos lo ayudará a refrescarse y regresar al trabajo con una mente fresca. También puede ir un paso más allá y recompensarse con su refrigerio favorito después de completar cualquier tarea que lleve más de 25 minutos.
Definir bordes
También puede ser difícil decir que no a amigos, colegas y clientes. Sin embargo, si no establece límites y dice que no a las solicitudes, se sentirá abrumado y perjudicará su productividad.
Establecer límites lo ayudará a concentrarse en lo que es importante y reducir la cantidad de estrés.
Además, a menos que seas un sobrehumano, no puedes manejar todas las solicitudes en tu mesa. Así que aquí es donde establecer límites te enseñará a delegar algunas tareas como un jefe.
Volviendo al truco número 2, que se trata de priorizar su horario, cualquier solicitud en su lista o comprada en su mesa que no entre en la categoría “Importante y Urgente” debe ser rechazada.
Aquellos que caen en la categoría “No importante y urgente” deben ser delegados inmediatamente.
Establecer límites le permite concentrarse en proyectos en los que es bueno, sin que las tareas menores se interpongan en su camino.
Detener la multitarea
La multitarea es un mal hábito que puede ser perjudicial para tu productividad. Es tentador hacer dos cosas a la vez, pero en realidad es difícil concentrarse en dos tareas.
Las investigaciones muestran que las personas que realizan varias tareas a la vez no son más productivas y rinden mucho menos de lo que lo harían si se concentraran en una tarea a la vez.
En lugar de realizar múltiples tareas, intente concentrarse en una tarea a la vez. Esto le ayudará a hacer más en menos tiempo. Si tiene problemas para concentrarse, tómese un descanso y vuelva a la tarea más tarde.
Otro peligro de este estilo de trabajo de multitarea, según informa un estudio realizado en la Universidad de Stanford, muestra la multitarea puede afectar su capacidad para concentrarse en una sola cosa en otras áreas de su vida.
Reflexiona sobre tu día
Un truco en el que casi nunca se piensa es pensar en cómo fue tu día y lo que pudiste lograr. Hacer esto te dará una sensación de felicidad cuando lo aplastes o te hará saber en qué necesitas trabajar.
Además, reflexionar sobre su día refresca su mente y le brinda nuevas perspectivas sobre qué hacer a continuación, lo que lo ayuda a priorizar con precisión sus tareas.
Descansa bien por la noche
Cuando termines el día, es hora de dormir (yippee….).
La productividad tiene mucho más que ver con tu energía y enfoque que con el tiempo. Hay numerosos estudios que avalan esto.
Una buena noche de sueño te hace sentir con más energía y concentrado en las tareas del día. De esta manera logras más en tu día.
Las personas más activas toman más descansos entre tareas y logran más porque se sienten descansadas, llenas de energía y listas para asumir cualquier tarea que se les asigne.
Progreso.sciencemag.org ha publicado un informe sobre una mejor asistencia y mejores calificaciones de los estudiantes en las escuelas públicas de Seattle debido a una reducción reciente en el tiempo de reanudación, lo que permitió que el estudiante durmiera un poco más.
No se puede exagerar la importancia de una buena noche de sueño. Sin embargo, hasta que aprendamos a apreciarlo como sociedad, lo mejor que puedes hacer por ti mismo es aplicar este truco y aumente su productividad.
Bloquear
Como puede ver, se puede lograr ser productivo en su vida diaria si solo sigue el sistema discutido anteriormente. Al dominar estos mejores trucos de productividad, puede ganar tanto en la vida como en los negocios.
Tal como lo discutimos, aprenda a planificar su día, priorice su lista de tareas pendientes y aproveche las horas de trabajo improductivas, como los viajes diarios.
Cuando esté en el trabajo, asegúrese de tener un espacio de trabajo limpio, comience con su tarea más importante y urgente, prohíba cualquier cosa que pueda distraerlo, tome descansos regulares para ayudarlo a mantenerse enfocado y establezca límites y una sola tarea.
Tenga en cuenta que la productividad tiene más que ver con su energía y enfoque que con el tiempo. Las investigaciones muestran que las personas que duermen más tienden a ser más enérgicas y concentradas que las que no lo hacen, así que asegúrese de dormir lo suficiente y levantarse temprano para comenzar su día de manera productiva.
Ahora que está bien equipado con los mejores trucos de productividad, estará mucho más preparado en cualquier escuela o entorno laboral. Si está buscando más consejos y trucos, eche un vistazo a nuestro curso de productividad personal.
