Los sistemas de productividad son metodologías sistemáticas, herramientas, directrices o prácticas utilizadas para hacer las cosas de manera eficiente.
Un sistema de productividad sólido, también conocido como método de productividad, lo ayudará a determinar qué hacer y cuándo hacerlo. Al abordar su día de manera sistemática y facilitar su trabajo, no perderá tiempo.
Puede que no lo parezca, pero tal vez cada uno de nosotros ya tenga alguna forma de dicho sistema. El problema es la ineficiencia al hacer las cosas que le impide alcanzar sus metas establecidas. La falta de un sistema consistente y funcional es la razón por la que debe considerar un sistema de productividad.
Esta publicación lo educará sobre los mejores sistemas productivos y herramientas para probar y cómo elegir y construir un sistema que mejore su productividad, motivación y colaboración.
Comprender los sistemas de productividad
Un sistema de productividad es un conjunto de procedimientos diseñados para hacer las cosas. Los ejercicios están diseñados para aumentar su productividad al completar los objetivos establecidos en menos tiempo de lo que normalmente lo haría.
Los sistemas de productividad no hacen el trabajo por usted. En cambio, pueden ayudarlo a organizar su trabajo de acuerdo con las prioridades, lo que facilita hacer sus compras y maximiza su eficiencia.
¿Por qué debería utilizar un sistema de productividad?
Si a menudo te sientes perdido con diferentes tareas esperándote porque no sabes por dónde empezar, cómo priorizar, qué hacer o cuándo hacerlo, explorar métodos de productividad podría ser el camino a seguir.
Y si a menudo te sientes abrumado con tus tareas y pasas la mayor parte de tu tiempo organizando tus pensamientos, un buen sistema de productividad puede salvarte.
Al crear un sistema que se adapte a su trabajo y organización, puede reducir significativamente la cantidad de decisiones que toma en un día. Algunos sistemas se pueden implementar individualmente, mientras que otros pueden adaptarse a toda una organización.
A medida que innumerables sistemas y herramientas de productividad inundan el mercado actual, es fundamental identificar la mejor aplicación para ayudarlo a abordar sus necesidades. La aplicación debería ayudar a aumentar su productividad al hacerlo. Debido a que no todos los sistemas funcionan para todos, a continuación se incluye una lista de los 10 mejores sistemas de productividad a considerar para la productividad general.
Los 10 mejores sistemas de productividad
1. La Técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro, desarrollada por Francesco Cirillo en la década de 1980, fomenta un patrón de trabajo y descanso. Llegas al trabajo en 25 minutos, con descansos de 5 minutos.
Después del quinto período de trabajo, recompénsese con un descanso de 15 a 30 minutos. Sin embargo, puede ajustar la duración según sus necesidades.
Al dividir sus tareas en bloques más pequeños, puede abordar proyectos más extensos en sesiones manejables y mejorar su eficiencia y productividad.
Pomodoro lo lleva a la zona de trabajo mientras se asegura de que tome descansos regulares sin agotar su energía mental.
2. La Técnica Getting Things Done (GTD).
Getting Things Done fue creado por David Allen, autor del libro del mismo nombre. Un sistema de administración del tiempo se enfoca en organizar su lista de tareas y horarios en un solo sistema de productividad.
El GTD consta de cinco pasos:
- Fijación: escriba o anote todo lo que necesite recordar, como ideas, proyectos, tareas y citas.
- Aclarar: crea una acción más específica que indica cómo realizarás las tareas definidas.
- Organizar: Clasifique sus tareas en orden de prioridad. Puede enumerar las tareas en categorías como urgentes, necesarias, fechas de vencimiento o según el valor de las asignaciones.
- Reflejar: optimice su lista a través de revisiones y ajustes para mejorar su sistema de productividad.
- involucrando: resolviendo las cosas. El objetivo es completar las tareas que pones en tu registro una por una.
El enfoque GTD requiere disciplina y consistencia. Ya sea que esté liderando un equipo o administrando responsabilidades personales, GTD le permite realizar un seguimiento de las tareas y medir su progreso.
3. El sistema Zen to Done (ZTD)
ZTD es un sistema de productividad creado por Leo Babauta de Zen Habits, y se enfoca en ayudar a las personas a desarrollar hábitos individuales en etapas. El ZTD lo guía a través del uso de un enfoque simple para mejorar su productividad mientras se enfoca en un ejercicio a la vez. Los cuatro hábitos básicos de la ZTD son:
- Recolectar: Sácate ideas de la cabeza y anótalas en una lista.
- Proceso: Revise su lista diariamente y decida cómo realizar las tareas enumeradas.
- Plan: elija los elementos de alta prioridad a los que desea acceder todos los días de la semana.
- Haciendo: Tómese el tiempo para hacer las cosas seleccionadas sin interrupciones.
4. La trifecta diaria
Este sistema está destinado a hacer que sus objetivos estén más organizados y sean más fáciles de alcanzar. The Daily Trifecta funciona llamando la atención sobre las tres tareas principales que desea hacer cada día escribiéndolas desde la noche anterior.
Esto es ideal si establece metas realistas y no se enfoca en cada tarea. pero sólo en los más importantes.
5. Agrupación de tareas
El sistema de agrupación de tareas consiste en agrupar actividades en grupos de naturaleza similar o que requieren habilidades comunes. También puede agrupar sus tareas según la cantidad de atención que requieren. Hacer esto lo ayudará a mantener el enfoque, ahorrar energía y mejorar sus hábitos de productividad.
El procesamiento por lotes de tareas funciona en función de la naturalidad con la que funciona su cerebro al concentrarse en una cosa a la vez o en el modo de tarea única. Esta herramienta mejora la calidad y la velocidad de su trabajo al abordar juntos tareas similares.
6. Cómete la rana
La rana es esa tarea en tu lista de cosas por hacer para la que no tienes motivación y que más pospones. Comer la rana significa que lo haces a primera hora de la mañana antes de comenzar con el resto de las tareas.
Cuando haya terminado con la tarea, el resto del día será más fácil. Eat the Frog te da una sensación de satisfacción al comienzo del día.
Si tienes dos ranas en un día, empieza por comerte la más grande. Si necesita lograr dos o más cosas críticas en un día, aborde primero la más grande. Cuanto más esperes para realizar una tarea importante, más cansado te sentirás y podrías perder tu fuerza de voluntad si sigues procrastinando.
7. Matriz de Eisenhower
Desarrollada por el expresidente de EE. UU. Dwight D. Eisenhower, Eisenhower Matrix está diseñada para ayudarlo a organizar y priorizar su trabajo. En su discurso de 1954, dijo, “lo urgente rara vez es importante y lo importante rara vez es urgente”.
El La técnica de Eisenhower consta de cuatro cuadrantes. cuyo propósito es consolidar tus tareas en secciones que sean fáciles de distinguir. En los cuadrantes, agrupa las tareas que valen la pena y son valiosas para sus objetivos a largo plazo de las tareas menos urgentes que puede delegar o eliminar.
Esta herramienta de productividad es un refuerzo rápido para decidir sobre las tareas más valiosas de un día o semana determinado.
8. Sistema de calendario de Seinfeld
La técnica de productividad del Calendario de Seinfeld, también conocida como Don’t Break the Chain, se centra principalmente en la adquisición de hábitos. Este sistema está diseñado para ayudarlo a lograr sus objetivos completando pequeñas tareas todos los días.
Sería mejor tener un calendario anual donde marques los días en que completas tus tareas con una gran X. A medida que pasan los días, comienza a formarse una cadena de X, y su atención no debe centrarse en romper la cadena.
El sistema de calendario de Seinfeld debe ser su elección si su objetivo es establecer hábitos saludables y ver su progreso a medida que avanza.
9. Diario de viñetas
Bullet Journaling, BuJo para abreviar, fue diseñado por Ryder Carrol. El Sistema BuJo es una forma de atención plena diseñada para ayudar al usuario a organizar el ‘qué’ mientras se da cuenta del ‘por qué’.
Esta técnica sirve para organizar la vida tanto personal como profesional. Puede incluir una lista de tareas pendientes para las tareas diarias y mantener un registro detallado de los objetivos a largo plazo.
10. Kanbán
El nombre Kanban proviene de la palabra japonesa Kanban, que significa letrero. Este método utiliza un tablero visual para proporcionar una imagen de un proyecto al indicar las tareas que se han realizado, las que están en progreso y las que aún deben realizarse.
Para hacer funcionar la placa digital o analógica:
- Dividirlo en tres columnas: Tareas pendientes, hacer y listo.
- Escribe tus tareas en tarjetas individuales y colóquelos en la columna Tareas pendientes.
- Mueva la tarjeta a la columna Hacer cuando empiezas un trabajo.
- Después de completar la tarea, mover el mapa a Listo.
Kanban es ideal para las personas que necesitan administrar una tarea y aún así mantener una visión general.
¿Cómo creas tu propio sistema de productividad?
Una vez que haya identificado los sistemas y técnicas de productividad que cree que lo ayudarán a lograr sus objetivos, puede concentrarse en cómo construir y crecer en el sistema. Aquí hay algunos pasos para desarrollar su propio sistema.
Identifique sus fugas de productividad
Sus debilidades pueden ayudarlo a saber por dónde empezar al construir un sistema de productividad. Repase las cosas con las que lucha cuando se trata de ser productivo.
Si no puede identificar las debilidades, elija algunos enfoques de productividad de la lista anterior y pruébelos uno por uno. Al final de las pruebas, idealmente tres días, registra tus actividades diarias desde que te levantas hasta que te acuestas. De esa manera, puede ver a dónde va su tiempo y dónde está gastando más tiempo del que debería.
Conozca los ingredientes de un sistema de productividad efectivo
Antes de suscribirse a un sistema que lo ayude a abordar sus debilidades, debe comprender el propósito de sus herramientas de productividad. Algunos de los componentes son:
- Para establecer: ¿Cómo grabas tus notas? Podría ser tan simple como llevar un bloc de notas y un bolígrafo a donde quiera que vaya, enviarse un correo electrónico o enviarse un mensaje de voz cada vez que surjan nuevas tareas. El sistema Getting Things Done es adecuado para registrar tareas.
- Filtrar: puede filtrar tareas descartando tareas que no son urgentes o que no contribuyen a sus objetivos. En segundo lugar, puede delegar en alguien que tenga las habilidades para ayudarlo. Finalmente, puede agregar las tareas en las que no puede confiar o descartar a su lista de tareas pendientes.
- Para establecer prioridades: ¿Qué cosas de tu lista de cosas por hacer deberías hacer primero? Puede agrupar sus tareas en diferentes sistemas, como hacer lo esencial primero con The Eisenhower Matrix o hacer el trabajo primero, como en Eat that Frog.
- Enfocar: Se trata de deshacerse de las distracciones y luchar contra la procrastinación. También incluye limitar la cantidad de tareas en las que desea trabajar.
- Energía: Encuentre formas en su sistema de productividad para administrar su energía y mantener una actitud positiva.
Unir un sistema de productividad
Este paso implica la creación de un sistema de productividad utilizando una colección de herramientas de productividad. Pruebe diferentes técnicas, comenzando con las que le atraen naturalmente y las que abordan sus debilidades.
Usa tu sistema
En este punto, ha hecho un gran trabajo al crear su sistema. A continuación, debe configurar su sistema imprimiendo las hojas de trabajo que necesita, comprando suministros o instalando aplicaciones en sus dispositivos. Cuando esté todo listo, ponga en práctica su sistema completando sus tareas según el cronograma.
Personaliza tu sistema
Realice cambios en su sistema en esta etapa si encuentra frustraciones con herramientas específicas. Pero sea resistente y experimente con una técnica varias veces antes de darse por vencido.
Debes ser consciente de que todos los sistemas de productividad requieren una gran cantidad de fuerza de voluntad. Un sistema efectivo ayuda a maximizar su voluntad.
Bloquear
Crear productividad efectiva no es una tarea de un día. Es una tarea para toda la vida ya que eres propenso a cambiar en el futuro. Los cambios en la carrera o en la vida personal pueden requerir que desarrolle nuevas habilidades.
Por lo tanto, elija y cree un sistema de productividad que se adapte a sus necesidades futuras. Además, prepárate para seguir experimentando con diferentes herramientas hasta que te decidas por la que mejor te funcione.
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